Word: Mitarbeiter/Mitarbeiterin autom. aendern & Link zu PDF direkt ausdrucken (nicht oeffnen)

Question

Hi zusammen,

ich raetzel ueber 2-3 Dinge, die wohl mit VBA o.ae. realisiert werden muessten (ich bin allerdings maximal VBA-dummy :-) und hoffe, mir kann jemand Tips geben:

1. Ich habe einen Vertragstext in Word und am Anfang soll Anrede Name Nachname ausgefuellt werden, also z.B. "Herr Uwe Maus" oder "Frau Rita Katz"; je nachdem, welche Anrede "Herr/Frau" gewaehlt wird, soll im Text "Mitarbeiter" oder "Mitarbeiterin" automatisch gesetzt werden.

2. Im Worddoc sind Links, die auf PDFs verweisen (also Anlagen zum Vertrag).
Zum einen sind nicht immer alle Anlagen noetig, eine Auswahl waere also toll.
Zum anderen sollen die PDFs beim Anklicken nicht geoeffnet sondern direkt ausgedruckt werden.

Herzlichen Dank fuer jegliche Hilfe.

Gruesse, inno.

Answer 1

Hi,

also zumindest Teil 1 der Frage würde ich mal unter klassischen Serienbrief einordnen, also eine Datenbank erstellen oder vorhandene nutzen und dann entsprechende Felder erstellen.

Teil 2 kann ich nichts dazu sagen.

Gruß FR

Answer 2

Hi FR,

danke fuer die Antwort, doch ich glaube, du hast mich missverstanden:
Ich will keinen Serienbrief schreiben, es gibt nur einen Vertrag, der immer mal wieder als Vorlage genutzt wird. Da werden auch nicht taeglich xxx-Stueck von erstellt.
Ich moechte einfach nur, dass, falls "Herr ..." ausgewaehlt oder eingegen wird, spater auch immer automatisch Mitarbeiter im Text steht; falls "Frau ...", dann Mitarbeiterin.

Danke anyway fuer deinen Vorschlag.

Gruesse, inno.

Answer 3

Naja, dafür würde ich zwei Vertragsvorlagen machen. Einmal Frau, einmal Mann. Dann braucht man nur den Namen eintragen.

Man kann sich das aber auh kompliziert machen.

Answer 4

OK, danke.

Das ist jetzt eine Idee, die mir zwar auch schon in den Sinn kam, die aber nicht wirklich elegant ist.

Was ich meine ist: es ist moeglich so etwas zu realisieren (ohne viel Aufwand, ein bischen Code), doch ich weiss nicht wie. So wie ich viele andere IT-Dinge wie taeglich Brot weiss, wissen diese Leute wie taeglich Brot, wie so etwas funktioniert.

Was ist mit Frage 2? Weiss denn niemand, wie man einen Link in Word setzt, der direkt ausdruckt?

Herzlichen Dank,
inno.

Answer 5

Guten Tag Inno,

die Idee mit dem Serienbrief ist grundsätzlich gar nicht so verkehrt.

Zuerst eine Datenbank in Word mit den Feldüberschriften "Anrede", "SGH" und "MA" anlegen und in zwei Zeilen jeweils "Herr" und "Frau" unter Anrede eintragen. Für SGH trägst Du "Sehr geehrter" bzw. "Sehr geehrte" ein. Bei MA entsprechend "Mitarbeiter" oder Mitarbeiterin" einsetzen.

Die Mustervorlage, wahrscheinlich "Vertrag.dot", öffnen und mit neuem Namen speichern, damit die ursprüngliche Vorlage erhalten bleibt.. Die Serienbrieffunktion unter Extras auswählen. Mittels des geöffneten Assistenten das geöffnete Dokument als Hauptdokument aktivieren und mit der zuvor angelegten Datenbank verknüpfen. Dann weiter wie vom Assistenten vorgeschlagen.

Im Vorlagendokument den Cursor an die Stelle für die Anrede setzen und über die Feldfunktion das Feld "Anrede" einsetzen.
In den Zeilen darunter fügst Du zwei Felder für Eingaben ein. Jeweils eins für Vorname und Name. Sowie ein Feld für die Straße und für den Ort.

Für die Ersetzung von "Mitarbeiter" bzw. "Mitarbeiterin" setzt Du überall dort, wo die Begriffe vorkommen, das Feld "MA" ein. Anschließend markierst Du den gesamten Text und setzt ihn auf "Block-Ausrichtung". Das hat den Sinn, dass die Zeilen in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben und die die zwei zusätzlichen Buchstaben nicht umbrochen werden.

Das ganze speichern und dann aus der Vorlage ein neues Dokument starten. War alles richtig, müßte der Vertrag wie gewollt funktionieren. Zum Drucken die Serienbrieffunktion benutzen und die Option "In neue Datei drucken" benutzen. Das so erstellte Dokument kann dann ganz normal ausgedruckt und gespeichert werden.

Die Änderungen sind unter Umständen umfangreich, aber dafür nur einmal vorzunehmen. Es gibt allerdings auch die faule Variante, die da wäre:
Ungeachtet der Anrede im Text, einfach mit ".....der/die Mitarbeiter/in...." ersetzen. Wie gesagt ist die faule und unelegante Variante.

Ich hoffe, ich konnte ein wenig zur Lösung des Problems beitragen.

Gruß
Joachim

Answer 6

Hi,

so dachte ich es ja. Geht aber auch mit "wenn <Frau> dann <in>. Außerdem kommen ja bestimmt auch noch Artikel (der/die) oder Anreden (geehrter/geehrte) dazu.

Mit dem Blocksatz verstehe ich nicht. Wenn eine Zeile voll ist, dann wird umgebrochen, egal ob linksbündig oder Blocksatz. Und wenn gerade die zwei Buchstaben die Zeile voll machen, dann ist es so, oder?

Die Frage ist ja auch, wie oft die männl. und die weibl. Form in einem Dokument vorkommen bzw. wie oft der Brief geschrieben wird. Suchen/Ersetzen geht auch, männliche Form abspeichern, wenn weiblich dann --> alle Mitarbeiter --> ersetzen --> Mitarbeiterin --> alle ersetzen --> fertig!

Mit dem Ausdrucken habe ich noch eine Frage. Wird der Brief als Datei/Verzeichnis verschickt? Sind dann die Anlagen mit dabei? Die sollen dann beim Empfänger ausgedruckt werden? Was ist, wenn einer mit *.doc oder *.docx nichts anfangen kann? Wäre es da nicht besser, als html zu erstellen und dann einen Druckbefehl einzuarbeiten? Da kannst du Links setzen ohne Ende, hier nur lesen - da drucken - Einen Browser hat doch mittlerweile jeder auf dem Rechner, Word 2007 nicht.

Und wenn es bei dir bleibt, dann ist es ein Klick mehr zum Ausdrucken ohne direkten Druck-Link, oder?

Gruß FR

Answer 7

Danke erstmal fuer die Antworten.

Ich teste eure Tips. Scheint, dass ich das mit Serienbrief zuerst nicht richtig verstanden habe, jetzt werde ich diese Loesung versuchen.

Was das Ausdrucken anbelangt: Ein MA fuellt den Vertrag aus, dann wird er dirket ausgedruckt mit den passenden Anlagen (PDFs). Da wird also keine Datei verschickt. Daher ist Word2k7 auch kein Problem, es ist vorhanden.

Ich werde auch mal mit html testen...

Danke noch einmal; falls euch noch mehr einfaellt, ich bin fuer alles offen.

VG, inno.