Hallo Karin,
leider bin ich direkt von Office 2000 nach Office 2007 gewechselt und kenne deshalb die Möglichkeiten von Outlook 2003 nicht. In Outlook 2007 sind in der Hilfe die diversen Möglichkeiten alle oder nur bestimmte Kontakte für eine gemeinsame Nutzung freizugeben und diese Freigaben dann in die eigenen Kontakte zusätzlich einzubinden recht gut beschrieben, was dir aber im konkreten Fall nicht viel nützt.
Der Qualitätsunterschied der Hilfe zwischen OL 2000 und OL 2007 ist recht beeindruckend, eventuell gab es diesen auch schon bei OL 2003. Wenn dein Kollege unter ebenfalls OL 2003 die Möglichkeit hatte, ausschließlich seine Kontakte und nicht das ganze Postfach freizugeben, sollte das eigentlich auch irgendwo in der OL-Hilfe beschrieben sein.
Tut mir leid, dass ich dazu nichts Konkreteres sagen kann.
Gruß
Kalle