Adressliste für Serienbrief

Question

Hallo
ich bin dabei, mir einen Serienbrief aufzubauen. Die Platzhalter einsetzen/Vorschau/neue Liste eingeben, klappt an sich ganz gut. Nur wenn ich die Liste dann noch gestalten möchte, habe ich Probleme. Z. B. werden mir ja ein Vielzahl von Spalten vorgeschlagen, die ich auch jederzeit über Empfängerliste bearbeiten, umbenennen kann. Auch Spalten einfügen geht. Nur wie kann ich Spalten löschen.
Das größte Problem ist jedoch das speichern. Es handelt sich hier ja wohl um eine Access-Datei. Wenn ich sie aber über Access aufrufe, dann sehe ich den Dateinamen nicht und nach einer Änderung bin ich völlig hilflos, wie ich sie wieder mit der exakten Endung an den richtigen Ort abspeichern kann.
Wäre für jede Hilfe dankbar.
Viele Grüße Bird

Answer 1

Es handelt sich hier ja wohl um eine Access-Datei.

Wobei? Beim Serienbrief? Eher nicht. Oder bei der Datenquelle? Das solltest Du schon selbst wissen. Also, kommen die Daten nun aus einer Access-Datenbank oder nicht? Ich jedenfalls habe nicht genau verstanden, wo eigentlich Dein Problem liegt.

Answer 2

Hi,

muss die Vorlage im Access sein?
Normalerweise kann man eine Excel-Tabelle mit den Adressen vorbereiten und diese dann für die Serienbrieferstellung verwenden.
Ist schon etwas her, aber mit dem "Assi" vom Office 2007 kommt man weiter.
Erstelle erst mal ein paar Adressen und teste den Import der Datensätze aus der Tabelle aus.
Word Serienbriefe
Etwas mager Deine Schilderung, man kann schon daraus verschiedene Sachen herausleiten.

MfG

Answer 3

Hall Bird,

inzwischen wissen schon ein paar leute hier, dass du mit Offoce 2007 arbeitest. ;o)

Deien Adressliste wird direkt in Word erstellt, du wirst sie kaum als Access-Datei finden können.

Ich selbst erstelle, wie auch von xmax angesprochen, in Excel eine entsprechende Liste mit Anrede, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort und ggf. auch noch einer persönlichen Grußformel für den Briefanfang.

Unter 'Empfänger auswählen' rufe ich dann 'Vorhandene Liste verwenden...' auf und wähle dann diese Tabelle aus.

Über 'Seriendruckfeld einfügen' werden dann nur die Felder nach den Spaltenüberschriften der Exceltabelle angeboten, die man nur anklicken muss. Dieses Feld wird dann immer dort eingefügt, wo der Kursor im Hauptdokument gerade steht.

Sofern deine Kontakte in Outlook korrekt ausgefüllt sind und dort alle notwendigen Angaben zur Verfügung stehen, kannst du auch diese Datenquelle auswählen. Bei Kontakten, die keinen Brief erhalten sollen entfernst du einfach den Haken aus dem Kontrollkästchen, die Auswahlliste für die Seriendruckfelder entspricht dann allerdings den Feldern in den Kontakten, ist also ziemlich lang.

Gruß
Kalle

Answer 4

Hallo sutadur
Schönen Dank für Deine Antwort.
Zunächst muss ich mich entschuldigen, dass ich nicht geschrieben habe mit welchem System ich arbeite. Also, ich habe Office 2007 und XP.
Mir geht es darum, dass ich die Empfängerliste, die ich über Sendungen/'Empfänger auswählen/neue Liste eingeben erstellt habe noch selbst gestalten möchte.
Dazu möchte ich eine Reihe von Spalten löschen, und neue einfügen. Vorhandene umbenennen.
Die erstellte Tabelle hat dann die Datei-Endung -mdb-. Ich war natürlich nur der Meinung, dass es sich dabei um eine Access-Datei handelt, weil ich schon mal auf diesem Programm gelandet bin, nachdem ich irgendwo einen Doppelklick gemacht habe.
Es geht eigentlich nur darum, diese Adressliste nach meinen Vorstellungen zu gestalten. Denn in den einzelnen Spalten sollen nicht nur Daten aus dem Bereich Adresse eingesetzt werden.
Vielen Dank für Deine Hilfe.
Gruß Bird

Answer 5

Hallo Bird,

ich habe das eben mal mit so einer unter Word erstellten *.mdb getestet, die ließ sich bei mir problemlos mit Access öffnen und bearbeiten. Felder in der Entwurfsansicht umbennen, löschen, hinzufügen, alles kein Problem. Die geänderten Felder und auch die in der Datenblattansicht eingegebenen Daten standen unter Word dann für den Seriendruck zur Verfügung.

Die Tabelle in der Datenbank heißt übrigens 'Office_Adress_List'.

Gruß
Kalle

Answer 6

Hallo alle zusammen
das mit der Excel-Tabelle ist eine Supersache. Damit komme ich prime zurecht.
Vielen Dank an alle.
Gruß Bird

Answer 7

Schön, dass es geklappt hat und danke für die Rückmeldung;-))

MfG