Hallo,
eigentlich bin ich ein recht geübter Nutzer von Word. Allerdings habe ich nun ein Problem mit der Serienbriefunktion, für die man wohl Programmierkenntnisse benötigt - habe ich aber nicht!
Meine Datenquelle ist eine Excel-Datei mit Namen "2011.07 - Telefonkunden Juli.2011" . Für jeden Monat wird eine neue Datei erstellt, somit bildet Telefonkunden das einzige konstante Glied in der Zeichenkette des Dateinamens.
In der Datei gibt es u.a. die Spalten: Rech.-Nr., Rechn.Name, Rechn.Vorname, Kunde-Name, Kunde-Vorname, RG oder TG, Gesamt.
Diese Spalten verwende ich als Datenquelle für ein Word-Serien-Dokument mit Namen "2011.07 - Aufstellung Buchhaltung.VORLAGE". Auch dieses Dokument passe ich ich wie die Exceldatei immer wieder entsprechend an.
Dieses Dokument enthält eine Überschrift Telefon-Rechnungen Juli 2011 und eine Tabelle mit den Spalten: Nr./Name, Vorname/Betrag €/Vermerk bezahlt
Wie gesagt mit den normalen Mitteln, die Word bei Seriendokus anbietet, kann ich gut ein Seriendokument erstellen und alle Datensätze der Excel-Quelle mit den gewünschten Daten darstellen.
Nun möchte ich gern das Dokument narrensicher machen, d.h.
a) ich möchte das Word-Serien-Dokument Standardmäßig mit etwa 16 Spalten ausstatten und Word soll bei Bedarf x-Zeilen für Rechnungsdaten hinzufügen + 5 leere Zeilen für spätere handschr. Ergänzungen.
b) In der Spalte " Vermerk bezahlt" soll das Sonderzeichen mit dem Haken erscheinen, wenn in der in der Spalte "RG oder TG" der Excel-Quelle das Kürzel "TG" steht.
Mit der Wenn-Dann-Sonst-Funktion kriege ich dies nicht hin, da in der Funktionsdarstellung Sonderzeichen nicht eingeben werden können.
c) Wenn in der Quelldatei in der Spalte "RG oder TG" das Kürzel "RG" erscheint soll in der Spalte "Name, Vorname" nach <<Rechn.Name>>, <<Rechn.Vorname>>" in kleinen Buchstaben (Größe 10, bei Times Roman) Name und Vorname des Kunden, also "<<Kunde-Name>>, <<Kunde-Vorname>> erscheinen.
Die Wenn-Dann-Sonst-Funktion von Word erlaubt es in den Eingabefeldern nicht Steuerzeichen der Serienbrieffunktion zu benutzen - man ist auf reinen Text beschränkt.
Bisher nehme ich die Änderungen in der Tabelle nach dem Seriendruck der Aufstellung-Telefonrechnung manuell vor: Ich setze die Haken bei der Spalte "Vermerk .." und ergänze ggf. die Kunden-Namen in der Spalte "Name, Vorname". Da es jetzt aber öfters dazu kommt, dass auch meine Kollegen auf die Datei zugreifen, die noch viel weniger von Word verstehen als ich, möchte ich das Seriendokument etwas einfacher gestalten.
Wenn das Seriendoku. Aufgerufen wird, soll man nur noch die richtige Datenquelle wählen und die Seriendruckfunktion starten
Es stellt sich die Frage, wie man dies erreicht.
Wer kann mir dabei helfen?
Gruß
Mike