Hallo, da stellt sich die Frage warum nimmt euch nicht eine entsprechende Firma die es für euch entwickelt.
Oder zumindest einen Kostenvoranschlag erstellen lassen, der euch zeigen würde was dieser Job kosten würde.
Ferner gib es fertige Datenbankensoftware, ihr müsstet aber für euch die richtige finden, quasi eine Software die eure Ansprüche abdeckt.
Ein Beispiel:
Lösungen nach Anwendung, dann gibt es noch viele im kostenlosen Bereich, nur halt man muss die eigene Bedürfnisse genau kennen.
Zumindest was von den könnt ihr austesten und dabei einiges darüber erfahren, also wie man so was aufzieht.
Da du vom Austesten berichtest, heißt es doch, dass du eigentlich etwas Fertiges suchst und nicht wirklich selbst erstellen kann/willst.
Deine Beschreibung liest sich schon wie ein Auftrag den du auf diesem Wege vergeben willst.
Andernfalls kannst du dir doch die Mühe machen und eine Beispieldatenbank aufstellen, diese dann zum Download anbieten.
Heutzutage sollte es kein Problem mehr sein.
Da könntest du deine Beschreibung genauer spezifizieren.
Gruß