Aus mehreren Tabellenblättern Daten filtern

Question

Ein herzliches Hallo von meiner Seite.

Ich betreibe Ahnenforschung und habe mittlerweile ca. 1700 Personen erfasst.

Jetzt bin ich dabei, die eingegeben Daten zu überprüfen. Da wäre es ideal, wenn ich meine Abfragen aus mehreren Tabellenblättern durchführen. Meine Tabellen sind immer gleich aufgebaut:

Momentan sind es 28 Tabellenblätter, die ident aufgebaut sind (Gr_A, Gr_B, GR_C,...). Ich habe keine Ahnung, ob folgende Abfragen möglich sind:
a) Nach dem Geburtsort - z. B. Klausen auf allen Blättern
b) Nach dem Geburts-, Sterbedatum (ist ja mit Tag, Monat, Jahr angegeben)
c) Abfrage nach speziellen Tauf-, Heirats oder Sterbebüchern (nur allgemein)
d) wie c) nur ganz gezielt (z. B. Klausen, HB 4; Niederdorf, TB 5,...)

Das würde mir bei den Kontrollen enorm viel an Zeit ersparen.
Mir ist klar, dass ich hier viele Fragen bzw. Probleme aufgeworfen habe.
Vielleicht gelingt es doch, step by step Problemlösungen zu finden.

Danke im Voraus für euer Bemühen.

Robert

Answer 1

Hallo Robert,

das letzte Mal als wir sprachen, hattest du die Daten noch im Word. Schön, dass du dich jetzt für Excel entschieden hast. Welche Excel-Version hast du? Für mich klingt das nach 'nem klassischen Fall für PQ.

Grundsätzlich ist das alles über Autofilter möglich. Dazu müssen die Daten aber untereinander auf nur einem Tabellenblatt stehen. Falls du deine 28-Blatt-Struktur aufrecht erhalten willst, kannst du dich mit PQ, darauf verknüpfen.

Zunächst solltest du aus jeder der 28 Tabellen jeweils eine intelligente Tabelle machen. Klicke dazu einfach in die Daten und drücke STRG+T. Vergiss nicht das Häkchen bei "Tabelle hat Überschriften" zu setzen. Die Tabelle wird bunt und du siehst oben rechts das neue Ribbon/Menü "Tabellenentwurf"? Gib dort links im Feld Tabellenname für jede Tabelle einen sinnvollen Namen ein, der sich optimalerweise vom Blattnamen unterscheidet. z.b. tblA. tblB usw.

Klicke nun in die erste Tabelle und wähle Daten - Aus Tabelle/Bereich. Schließe das sich öffnende Fenster und wähle dabei die Option "Änderungen beibehalten". Falls es dich stört, dass Excel eine Kopie deiner Eingabetabelle anlegt, kannst du das neu entstandene Blatt  per Rechtsklick darauf ausblenden. Mache das gleiche nun für jede der anderen Tabellen. Bei der letzten Tabelle lässt du das Fenster offen.

Du bist jetzt im Power-Query-Editor und solltest links deine 28 Tabellen sehen.

Klicke auf die erste und wähle im Menü das Symbol "Abfragen als neu anfügen". Wähle "Drei oder mehr Tabellen" und füge alle 28 Tabellen der rechten Liste hinzu. Dann OK.

Du hast nun links eine neue Abfrage "Anfügen1" erstellt, die die Daten aus allen Tabellenblättern zusammenfasst. Wähle nun oben links das Symbol "Schließen und laden" darin die Option "Schließen und laden in..." und wähle im aufpoppenden Menü "Neue Tabelle".

Du hast jetzt ein neues Tabellenblatt mit allen Daten, wo du nach deinen Wünschen filtern kannst. Der Clou: Wenn du in den Eingabetabellen Daten hinzufügst, brauchst du in der zusammengefassten Tabelle nur mit rechtsklick in die Daten gehen und im Kontextmenü "Aktualisieren" auswählen. Schon werden die neuen Daten mit angezeigt.

Gruß Mr. K.

Answer 2

Hallo, Mr. K.!

Zunächst recht herzlichen Dank für deinen Beitrag. Ich bin erst jetzt dazu gekommen, mithilfe deiner exakten Anleitung mein Problem zu lösen.
Ich verwende übrigens excel 2024.

Allerdings wird das Datum nicht richtig angezeigt. Ich habe es auch schon mit der Formatierung des betreffenden Zellbereiches auf Datum probiert, hat sich aber nicht als zielführend erwiesen. Der Teufel steckt oft im Detail.  Wo muss ich den Teufel suchen, bzw. welche Aktion muss ich setzen, um ihn zu vertreiben.

Zweites Problem: Ich habe die Tabellen mit Daten - Aus Tabelle/Bereich bearbeitet, nur am Schluss kann ich die einzelnen Blätter nicht abrufen (trotz Änderungen beibehalten). Ich sehe stets nur das aktuelle Arbeitsblatt.

Danke nochmals.

Answer 3

Hallo Robert,

nun ja, "Datum", Currency.Type ist natürlich quatsch. Hier versucht dein modernes Excel 2024 mal wieder eine Logik zu erkennen, wo keine ist. Grund: Excel kann keine Datümer vor dem 01.01.1900 darstellen. In deinem Fall ist das alles nur reiner Text. Da du damit nicht rechnen musst, reicht das auch völlig aus. Formatiere die Datumsspalte in den Originaltabellen als Text und ersetze also in der Codezeile "Datum", Currency.Type durch "Datum", type text, falls das nicht automatisch passiert.

Zu Problem2. Ich weiß natürlich nicht, wie sich Excel2024 verhält. Bei mir gings halt so wie oben beschrieben. falls das bei dir nicht geht, musst du halt irgendwie im Editor neue Abfragen hinzufügen. z.B. über den Symbol-Button "Verwalten" - Duplizieren. Du solltest nun links eine zweite Abfrage haben. (Sind die Abfragen immer noch nicht zu sehen, sind sie wahrscheinlich ausgeblendet. Probiere es über das > Symbol links neben der Codeleiste, oder über das Menü Ansicht.)

Da die zweite Abfrage exakt den selben Code wie die erste hat, musst du nun rechts den Schritt "Quelle" anklicken und in der Codeleiste den Namen der ersten Tabelle mit dem Namen der zweiten Tabelle überschreiben. Ist halt umständlicher als wenn man das gleich mit "beibehalten" macht. Geht aber auch.

Spiel mal ein bisschen mit PQ rum. Das ist ein mächtiges Tool. Da gibt's auch jede Menge YouTube-Videos zu. Ich bin sicher du kommst zurecht.

Gruß Mr. K.

Answer 4

Hallo Mr. K.

Ich bedanke mich für dein außerordentliches Bemühen.

Du hast recht, es gibt jede Menge Videos und ich muss mich wirklich mit PQ mal ernsthaft auseinandersetzen. Denn in meiner zentralen Datenbank habe ich eigentlich alle Daten (ca. 30.000 Einträge) abgelegt. Somit müsste ich für meine Abfragen diese benutzen. Das hätte dann auch den Vorteil, dass ich eine Änderung nur einmal vornehmen müsste und diese dann automatisch in allen anderen Abfragen nach der Aktualisierung übernommen werden.
(die Formatierung des Datums auf Text funktioniert manchmal schon, manchmal bekomme ich irgendeine Zahl präsentiert - keine Ahnung warum).

Mein Problem dabei ist, dass ich diese Daten auf word übertragen muss, da ich am Ende meiner Recherchen (bei der Ahnenforschung ist man eigentlich nie am Ende) ein Buch herausgeben will, dass ich allen interessierten Familienmitgliedern zur Verfügung stellen werde (aktuell ca. 750 Seiten, wovon die Hälfte nur aus Tabellen besteht (Matriken - Geburts-, Heirats- und Sterbebuch; Liste der Vornamen, Liste der eingeheirateten Personen, ...).

Warum Buchform und nicht ein E-Book?
Ich verwende viel Bildmaterial von bereits verstorbenen Personen, manchmal bekomme ich auch das Einverständnis von noch lebenden Personen. Und um den Datenschutz einigermaßen nachzukommen (stimmt hier ja nicht 100%ig), habe ich mich für die Buchform entschieden, da ja die digitale Form an Jedermann/-frau weitergegeben werden kann.

Aber jetzt ab in den Urlaub, und das bedeutet für mich absolute PC und Social Media Abstinenz.

Nochmals recht herzlichen Dank, Robert